电子邮件

电子邮件的优点

  1. 保持专注。相比即时聊天软件,电子邮件最大的优点是可以更自由灵活的安排自己的时间,保持专注。聊天软件则会不断收到信息,尤其很多“你好”、“在吗”之类的无效信息,打断工作思路,让使用者不得不断切换工作状态,降低效率。
  2. 流程清晰。将电子邮件设成对话方式,一个对话代表一项工作,从该项工作的产生到该项工作的完结,一个(大致)完整的流程,流程结束后就将这一对话归档
  3. 方便回溯。工作不可避免涉及到以往内容的回顾,使用及时通讯软件从聊天记录当中回顾内容几乎不可行,而电子邮件的回顾、转发都非常方便
  4. 去中心,不依赖某个服务商。电子邮件服务可以自由选择不同的服务商,不同服务商之前可以自由通讯,不像即时聊天软件,被服务商所绑架。
  5. 可以说几乎所有的网络通讯方式都衍生自电子邮件,理解了电子邮件,有助于理解其他的网络通讯方式。

怎么写好邮件

  1. 基本设置和整理
    1. 设置发件人姓名(自己的姓名)
    2. 整理邮件通讯录
  2. 邮件要点
    1. 拟好标题
      1. 简短、具体、明确、相关,能够概括邮件的内容,让收件人看到标题就知道邮件大致内容。不要使用无意的标题,如“你好”之类。
    2. 用好抄送与暗送
      1. 选择性地抄送给领导、同事、下属,对方的领导、同事、下属,或者其他相关人员。也可以抄送一份给自己。
      2. 特别留意群发邮件,又不想让对方知道是群发,或者不想让收件人看到其他收件人,就是用暗送。
    3. 邮件正文与附件
      1. 文字
        1. 邮件不是文艺作品,不必讲究辞藻。
        2. 邮件的意思表达明确,少用套话,简明扼要、指代清晰。
      2. 排版
        1. 适当分段,段落之间空出一行。
        2. 适当地使用项目符号,可以让邮件内容看起来更清晰。
      3. 内容
        1. 每封邮件一个主题。如果需要说两件事件,写两封邮件。
        2. 引导收件人给予你所期望的答复;引导收件人阅读你的邮件,避免草率地进入主题,简单回顾以前的情况,或提供基本的背景信息。
        3. 适当的引用,对引用的内容进行适当的修改和整理,尤其是多次反复引用的内容。
        4. 签名:根据对单位内部、外部,合理设置签名,在对方想不起你是谁的情况下知道你是谁。
        5. 附件
          • 在邮件正文中提示对方查看附件;
          • 打包多个附件,采用 .zip 压缩格式;
          • 附件的文件名要有意义,方便对方整理、回顾;
    4. 管理收件箱:归档,清空收件箱。采用 GTD 的原则及时处理收件箱邮件,归档不重要和已完结的邮件,凸显出未处理的邮件和重要的邮件。
    5. 其他:邮件不是即时聊天软件。在邮件发出去之前,自己先读几遍,确认有无不妥之处,检查语法、拼写、标点符号。

更新于2011年5月8日


用好邮箱的几点小技巧

  • GTD 的思路
    • 清空收件箱
    • 及时归档
  • 退订订阅邮件

多个邮箱的管理

曾经使用邮件客户端,后来觉得不必要。现在主要使用 Gmail web 作为主邮箱

  • Gmail 邮箱或者基于 Google Apps Mail 的个人域名邮箱;

其他个人邮箱

  1. @163.com / @126.com / @yeah.net 的邮箱,全部利用转发功能,转发到主邮箱;
  2. @Gmail.com 邮箱,利用转发功能,转发到主邮箱;
  3. @qq.com / @foxmail.com 邮箱,利用转发功能,转发到主邮箱;
  4. @hotmail.com 邮箱,利用POP3功能,转到主邮箱;
  5. (基于 Google Apps 的)个人域名邮箱,利用转发功能,转发到主邮箱;

经过上面的设置,就不会漏掉任何邮件了。


如何选择安全可靠的电子邮件服务商

  1. 全程的 SSL 加密,在用户与邮件服务器之间内容不被监听。
  2. 二步验证,背后的安全机制,在国家政权级别(比如美国国安局)的入侵面前无所畏惧。
  3. 系统稳定性,不惧怕 DDoS。大服务商有更多的资源,所以在系统稳定性方面更有保障。
  4. 邮件内容加密。可能很难规避多数服务商对邮件内容的监控,需要对重要邮件进行 PGP/GPG 加密。

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