- 标题。
- 简短、具体、明确、相关，能够概括邮件的内容，让收件人看到标题就知道邮件大致内容。不要使用无意的标题，如“你好”之类。
- 抄送与暗送。
选择性地抄送给领导、同事、下属，对方的领导、同事、下属，或者其他相关人员。也可以抄送一份给自己，方便提醒自己跟进该项工作。 - 内容。
- 排版，适当分段，段落之间空出一行；适当地使用项目符号（1、2、3、4…），可以让邮件看起来更清楚。
- 每封邮件一个主题，如果需要说两件事件，写两封邮件。
- 意思表达明确，少用套话，简明扼要、指代清晰。不要使用“那个数据”，“这件事情”之类的表述，而使用“某某某数据”、“某某某事”这样的表述。
- 引导收件人给予你所期望的答复； 引导收件人阅读你的邮件，避免草率地进入主题，简单回顾以前的情况，或提供基本的背景信息；
- 适当的引用，对引用的内容进行适当的修改和整理，尤其是多次反复引用的内容 。
- 附件
- 在邮件正文中提示对方查看附件；
- 如果有很多附件，打个压缩包，压缩格式为.zip，不建议使用.rar。
- 附件的文件名要有意义，方便对方整理、回顾；
- 管理收件箱。
- 收件箱的邮件用 GTD 的原则及时处理，保持收件箱中邮件的数量。已处理的邮件要归档，从收件箱中清除，这样未处理的邮件就凸现出来。
- 碰到收到的邮件中遗漏了附件，要及时反馈，要求对方补发/重发附件。不要期待对方发现遗漏附件。
- 写好邮件，发出去之前，先读几遍，看是否有不妥当之处，检查语法、拼写、标点符号。
更新于2011年5月8日
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