标题。 简短、具体、明确、相关，能够概括邮件的内容，让收件人看到标题就知道邮件大致内容。不要使用无意的标题，如“你好”之类。 抄送与暗送。 选择性地抄送给领导、同事、下属，对方的领导、同事、下属，或者其他相关人员。也可以抄送一份给自己，方便提醒自己跟进该项工作。 内容。 排版，适当分段，段落之间空出一行；适当地使用项目符号（1、2、3、4…），可以让邮件看起来更清楚。 每封邮件一个主题，如果需要说两件事件，写两封邮件。 意思表达明确，少用套话，简明扼要、指代清晰。不要使用“那个数据”，“这件事情”之类的表述，而使用“某某某数据”、“某某某事”这样的表述。 引导收件人给予你所期望的答复； 引导收件人阅读你的邮件，避免草率地进入主题，简单回顾以前的情况，或提供基本的背景信息； 适当的引用，对引用的内容进行适当的修改和整理，尤其是多次反复引用的内容 。 附件 在邮件正文中提示对方查看附件； 如果有很多附件，打个压缩包，压缩格式为.zip，不建议使用.rar。 附件的文件名要有意义，方便对方整理、回顾； 管理收件箱。 收件箱的邮件用 GTD 的原则及时处理，保持收件箱中邮件的数量。已处理的邮件要归档，从收件箱中清除，这样未处理的邮件就凸现出来。 碰到收到的邮件中遗漏了附件，要及时反馈，要求对方补发/重发附件。不要期待对方发现遗漏附件。 写好邮件，发出去之前，先读几遍，看是否有不妥当之处，检查语法、拼写、标点符号。 更新于2011年5月8日 参考：发邮件的礼仪汇总——让优秀成为习惯
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2010年09月04日
2010年05月28日
从2005年开始，我就不再使用使用 OutLook 等邮件客户端了，而且一直鼓动同事、朋友放弃邮件客户端，使用基于网络浏览器的 Gmail 。 很多年前，邮件客户端还是很好的工具。那时候， 有很多个邮箱，用邮件客户端可以方便地查收这么多邮箱的邮件； 还是56K的小猫拨号上网无法保持时刻在线或者经常要外出，邮件客户端可以离线撰写、查看邮件； 邮箱的空间很小——2003年的时候，小气的Hotmail只有2M的空间，下载到邮件客户端可以避免邮箱爆掉； 邮件客户端的使用体验也很好，右键点选本地硬盘的一个文件，就可以将这个文件发送出来…… 不过，Gmail 出来之后，一切都开始改变了…… 首先是大容量，Gmail 现在有7G多的空间，还可以以付费的方式获得更大的空间（每年5美元可以购买20G的额外空间，需要双币信用卡，地区选择香港），再也不用担心邮箱会爆掉。我使用了5年，才用了1G的空间。 自己硬盘出问题，或者本地文件丢失，这种不幸的事情总是有可能发生的，（可怜的小兰同学去年就把她工作5年的邮件全丢了），当时你也可以用一些工具做备份，只是有点麻烦了；而使用Gmail就再也不用担心这个问题，所有的邮件都存放在 Google 的服务器上。 垃圾邮件过滤——Gmail在垃圾邮件过滤方面太强了，我以前的一个邮箱账户，每个月大概会收到几千份垃圾邮件，能躲过 Gmail 的鉴定跑到收件箱的不到10封。 Gmail 的 POP 收件 SMTP 发件功能，可以收发其他多个邮箱的邮件，你可以将工作邮箱，比如 lihua@company.com 的邮件接收到 Gmail 邮箱中，可以在 Gmail 邮件中撰写、发送 lihua@company.com 的邮件。 基于网络浏览器的 Gmail 也支持离线查看和撰写，目前是基于 Google Gears，将来会基于 HTML5 。 Gmail 的网页界面很友好，速度很快。 Gmail 的标签功能、过滤器功能很强大，可以让我更好地功能邮件。 还有很多优点…… 如果有人浏览，提点问题吧，这样我可以补充些内容。
2010年05月20日
主邮箱 Gmail 邮箱或者基于 Google Apps Mail 的个人域名邮箱；同时启用 Gtalk 作为邮件提醒； 个人邮箱 @163.com / @126.com / @yeah.net 的邮箱，全部利用转发功能，转发到主邮箱； @Gmail.com 邮箱，利用转发功能，转发到主邮箱； @qq.com / @foxmail.com 邮箱，利用转发功能，转发到主邮箱； @hotmail.com 邮箱，利用POP3功能，转到主邮箱； @yahoo.com / @ymail.com 默认不支持转发不支持POP3，利用 WebMail Notifer 每天查看一次； （基于 Google Apps 的）个人域名邮箱，利用转发功能，转发到主邮箱； 工作邮箱 公司域名邮箱，利用 WebMail Notifer 每若干分钟查看一次； @hotmail.com 邮箱，利用POP3功能，转到公司域名邮箱； 经过上面的设置，就不会漏掉任何邮件了。 PS：注册太多的个人邮箱真不好。
